Skala działań kontrolnych ZUS rośnie z roku na rok. Choć dla wielu przedsiębiorców to temat, który dotąd był raczej marginalny, 2024 pokazał, że ignorowanie tego ryzyka może mieć poważne konsekwencje. Inspektorzy nie działają już na ślepo – zamiast przypadkowych wizyt w firmach, kontrola to dziś wynik analizy danych, zachowań i modeli współpracy. I jeśli coś się nie zgadza – ZUS znajdzie to szybciej, niż można się spodziewać.
ZUS intensyfikuje kontrole. Mikroprzedsiębiorcy na pierwszej linii ognia
Z danych ZUS jasno wynika, że to właśnie mikrofirmy są dziś najbardziej narażone na kontrolę. W 2024 roku niemal 75 proc. wszystkich inspekcji dotyczyło najmniejszych przedsiębiorstw. Średnie firmy stanowiły kolejne 20 proc., natomiast duże – zaledwie kilka procent. Dlaczego właśnie ten segment rynku znalazł się pod lupą? Przede wszystkim ze względu na mniejszą strukturę organizacyjną i częste uproszczenia w procesach kadrowo-płacowych. To właśnie tam najłatwiej o błędy – czasem z niewiedzy, czasem z prób obejścia przepisów.
Zobacz także:
Inspektorzy ZUS szczególnie uważnie przyglądają się zgłoszeniom do ubezpieczeń społecznych, poprawności naliczania składek i sposobom wypłacania świadczeń. Wzmożona czujność obejmuje także weryfikację stosowanych form zatrudnienia – szczególnie umów cywilnoprawnych, zleceń, kontraktów B2B czy umów o dzieło. Każde odstępstwo od normy – zwłaszcza powtarzalne w danej branży – automatycznie zwiększa ryzyko inspekcji.
Branże najczęściej kontrolowane przez ZUS to edukacja oraz handel detaliczny. W 2024 roku średnio jedna kontrola obejmowała ok. 68 ubezpieczonych. I choć liczby mogą wydawać się niewielkie, to przy trafności działań sięgającej 90 proc., każda wizyta inspektora kończy się najczęściej kosztownymi konsekwencjami dla przedsiębiorcy.
ZUS zmienia taktykę. Analityka zamiast przypadkowych inspekcji
Czasy losowych wizyt inspektorów ZUS dawno minęły. Dziś kontrola to wynik zaawansowanej analizy danych – Zakład Ubezpieczeń Społecznych wykorzystuje algorytmy predykcyjne, dane historyczne i porównania branżowe, by zidentyfikować najbardziej ryzykowne przypadki. Dzięki temu skuteczność kontroli wzrosła z 75 proc. pięć lat temu do ponad 90 proc. w 2024 roku.
Typowanie podejrzanych firm odbywa się nie tylko na podstawie oficjalnych danych. ZUS korzysta również z ogłoszeń o pracę, informacji w mediach społecznościowych czy ogólnodostępnych baz danych. Jeżeli firma publikuje ogłoszenia o pracy, ale jednocześnie nie odnotowuje wzrostu zatrudnienia – to już sygnał ostrzegawczy.
Czas trwania kontroli uległ skróceniu – obecnie to około siedem dni kalendarzowych, ale zakres sprawdzanych informacji jest znacznie szerszy niż jeszcze kilka lat temu. Pod lupą są m.in. podróże służbowe, świadczenia pozapłacowe, oddelegowania oraz sposoby raportowania czasu pracy.
Eksperci przestrzegają, że ZUS to dziś realne ryzyko operacyjne, które wymaga od przedsiębiorców wdrożenia procedur compliance, regularnych audytów wewnętrznych i bieżącej weryfikacji procesów kadrowo-płacowych. Niedopatrzenia mogą skończyć się nie tylko dopłatą składek, ale też karami finansowymi, które uderzają bezpośrednio w płynność firmy.
