ZUS regularnie wysyła komunikaty, ale ten warto potraktować wyjątkowo poważnie. Chodzi o formularz ZUS IWA za 2025 rok, który ma bezpośredni wpływ na wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe. Dla wielu przedsiębiorców to formalność, o której łatwo zapomnieć – a właśnie takie przeoczenie może słono kosztować. Termin upływa 2 lutego i dotyczy konkretnych płatników składek. Jeśli ktoś go przegapi, będzie musiał liczyć się z konsekwencjami.
ZUS przypomina: do 2 lutego trzeba złożyć ZUS IWA
Zakład Ubezpieczeń Społecznych jasno wskazuje, że do 2 lutego należy przekazać formularz ZUS IWA za 2025 rok. Standardowy termin, czyli 31 stycznia, wypada w sobotę, dlatego został przesunięty na pierwszy dzień roboczy. Obowiązek ten dotyczy części płatników składek, którzy zgłaszają do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 osób.
Zobacz także:
Dlaczego ten dokument jest tak ważny? Dane zawarte w formularzu ZUS IWA są podstawą do ustalenia indywidualnej stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Jak podkreśla Iwona Kowalska-Matis, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS na Dolnym Śląsku, nowa wysokość składki będzie obowiązywać przez cały kolejny rok składkowy – od kwietnia 2026 do marca 2027 roku.
Formularz nie jest jedynie formalnością. ZUS analizuje na jego podstawie m.in. rodzaj działalności, liczbę ubezpieczonych oraz informacje o wypadkach przy pracy. Brak dokumentu oznacza, że ZUS może zastosować mniej korzystne zasady naliczania składki, co bezpośrednio odbije się na kosztach prowadzenia działalności.
Kto musi złożyć ZUS IWA i co grozi zapominalskim?
ZUS precyzyjnie określa, kogo dotyczy obowiązek złożenia formularza ZUS IWA. Muszą go przekazać przedsiębiorcy, którzy spełniają jednocześnie trzy warunki. Po pierwsze – byli zgłoszeni jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe przez cały 2025 rok oraz przynajmniej jeden dzień w styczniu 2026 roku. Po drugie – w 2025 roku zgłaszali do tego ubezpieczenia średnio co najmniej 10 osób miesięcznie. Po trzecie – na dzień 31 grudnia 2025 roku figurowali w rejestrze REGON.
W formularzu ZUS IWA trzeba podać m.in. przeważający kod PKD, liczbę osób objętych ubezpieczeniem oraz dane o osobach pracujących w warunkach zagrożenia. Niezbędne są również informacje o wypadkach przy pracy, w tym ciężkich i śmiertelnych, które miały miejsce w 2025 roku.
Dla części przedsiębiorców procedura jest uproszczona. Jeśli firma składała ZUS IWA przez trzy kolejne lata, Zakład Ubezpieczeń Społecznych sam wyliczy stopę procentową składki. Informacja o nowej wysokości pojawi się na koncie płatnika w PUE/eZUS najpóźniej do 20 kwietnia. Inaczej jest w przypadku firm, które nie przekazywały formularza regularnie – one muszą samodzielnie ustalić wysokość składki, opierając się na przeważającym PKD i poziomie ryzyka danej branży.
ZUS przypomina również, że od 1 kwietnia 2026 roku zmienią się stopy procentowe składki wypadkowej. Zaktualizowane wartości zostaną opublikowane w marcu, dlatego brak ZUS IWA może oznaczać nie tylko problemy formalne, ale i wyższe obciążenia finansowe. Formularz należy złożyć w tej samej formie, w jakiej przekazywane są inne dokumenty ubezpieczeniowe – elektronicznie lub papierowo. Przy wysyłce pocztą koperta powinna być wyraźnie oznaczona dopiskiem „ZUS IWA”.
