Nowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) budzi wśród przedsiębiorców więcej emocji niż konkretnej wiedzy, szczególnie u osób, które od lat prowadzą firmę „po swojemu”. W rzeczywistości zmiana nie musi oznaczać chaosu, kosztów czy godzin nauki technicznej obsługi. Są sprawdzone, darmowe sposoby, także takie, które możesz mieć dostępne już teraz przez bank, bez żadnych dodatkowych wydatków. Oto jak zrozumieć KSeF bez paniki i gdzie zacząć już dziś, żeby nie dać się zaskoczyć.
Co to jest KSeF? Kiedy stanie się obowiązkowy
KSeF to rządowy system, w którym od 2026 roku firmy będą wystawiać i otrzymywać faktury elektroniczne zamiast papieru czy PDF-ów. Obowiązek pojawi się etapami w 2026 roku, od lutego dla największych podmiotów i od wiosny dla pozostałych przedsiębiorców zgodnie z harmonogramem Ministerstwa Finansów.
To oznacza, że jeśli prowadzisz działalność z NIP i wystawiasz faktury B2B, będziesz musiał korzystać z tego systemu. Na razie bez kar do czasu pełnej implementacji i akceptacji wszystkich elementów technicznych.
Zobacz także:
Dlaczego firmy się obawiają? Co jest realnym wyzwaniem
Niektórzy mylą KSeF z kolejnym skomplikowanym portalem technicznym. W praktyce to brak doświadczenia i strach przed błędami powoduje stres.
Wielu przedsiębiorców obawia się, że będą musieli uczyć się technicznych formatów danych, płacić za skomplikowane programy księgowe, tracić czas na ustawienia i konfiguracje.
W rzeczywistości można zacząć prosto i sprawnie, bo nie trzeba od razu kupować drogiego oprogramowania, żeby działać zgodnie z przepisami.
Darmowe narzędzia, z których można zacząć
Dla najmniejszych firm i tych, które nie chcą inwestować w droższe systemy, dostępne są konkretne opcje, również takie, które nie kosztują nic:
- Oficjalne aplikacje rządowe
Ministerstwo Finansów udostępnia narzędzia online do wystawiania e-faktur KSeF, bez opłat. To solidna, oficjalna opcja, choć interfejs bywa mniej intuicyjny.
- Platforma B2Brouter
To bezpłatne narzędzie online, które pozwala wystawiać, wysyłać i odbierać faktury KSeF. Bez instalacji dodatkowego oprogramowania („Basic” plan jest za 0 zł na zawsze”).
Serwis w tle automatycznie konwertuje dane do wymaganego formatu i dba o poprawność wysyłki. To zdecydowanie upraszcza pracę i redukuje ryzyko błędów technicznych.
B2Brouter działa zgodnie z wymogami bezpieczeństwa i standardami wymiany danych stosowanymi w e-fakturowaniu, a jego użytkownicy mogą korzystać z konta online i narzędzi do zarządzania fakturami.
- Bank jako darmowe narzędzie do fakturowania
Dla wielu mikroprzedsiębiorców najprostszym rozwiązaniem może być narzędzie do fakturowania w banku. Jest ono bardzo często oferowane jest w ramach konta.
Klienci biznesowi banków takich jak mBank lub ING Bank Śląski mogą mieć dostęp do funkcji fakturowania z integracją KSeF bez dodatkowych opłat i osobnych licencji. To czyni obsługę faktur z KSeF znacznie łatwiejszą niż samodzielne logowanie do portalu rządowego.
Takie rozwiązanie może być szczególnie korzystne dla osób, które:
- nie chcą instalować programów księgowych,
- potrzebują prostego panelu w bankowości elektronicznej,
- chcą wystawiać faktury w środowisku, które już dobrze znają.
Jak rozpocząć krok po kroku, żeby się nie pogubić?
Zaloguj się do swojego konta bankowego dla firm i sprawdź, czy w panelu masz opcję fakturowania KSeF. Jeśli nie, załóż darmowe konto na platformie B2Brouter, to pozwala szybko wystawić pierwsze e-faktury. Skorzystaj z oficjalnych narzędzi Ministerstwa Finansów jako alternatywy lub pomocniczego źródła.
Na początek wystaw kilka faktur próbnych i upewnij się, że statusy są prawidłowe, to buduje pewność i zmniejsza stres.
